Tips voor het organiseren van jouw archiefkast

Je zou denken: een archiefkast, wat moet ik met een archiefkast? Zeker als je meer het digitale type bent. Het blijkt echter in de praktijk dat er toch nog veel geprint wordt, ook bij bedrijven. Dit kan zijn omdat het soms niet anders kan. Echter, vaak ook vinden medewerkers het nog steeds makkelijker lezen vanaf papier. Maar wat doe je met al die papieren? Die moeten ergens gearchiveerd worden. Maar hoe zorg je nou voor een overzichtelijk archief? Wij geven 8 tips waardoor je overzicht kan creëren in deze berg papierwerk, zodat je niet elke dag aan het zoeken bent naar de juiste informatie.

Ga voor een goede archiefkast met archiveersysteem 

Wil je je papieren echt opbergen achter slot en grendel en geen bureau vol hebben liggen? Zorg dan voor een juiste archiefkast. Er zijn veel mogelijkheden, waar je voor kiest is afhankelijk van het doel van de kast. Als deze veilig opgeborgen moeten worden en in het ergste geval een brand moeten overleven, kies dan voor een brandwerende archiefkast. Ga je voor stijlvol? Dan kies je sneller voor een design archiefkast. Kies voor een passend archiveersysteem dat je zelf prettig vindt. Bijvoorbeeld alfabetisch of numeriek, maar ook op (bedrijfs)naam, voor projectmatig gebruik, op onderwerp of deadline. 

Maak gebruik van accessoires

Ook de inrichting van de archiefkasten zijn belangrijk. Kies bijvoorbeeld voor hangmappen, ordners, interieurs voor ladekasten of planken om documenten overzichtelijk te kunnen bewaren. Labels op mappen of kasten kunnen hierbij ook helpen. Dit is tevens een goed moment om eens kritisch naar je documenten te kijken of deze nog wel nodig zijn. Blijf kritisch op wat je bewaart en wat je weggooit. Een goede archiefkast is voor het overzicht en te veel onnodige documenten zorgt juist voor het tegenovergestelde effect. 

Digitaliseren

Niet alles hoeft op papier. Het kan goed zijn om bepaalde documenten digitaal op te slaan. Daarna kan het papieren document door de versnipperaar. Probeer voor een digitaal archief dezelfde werkwijze aan te houden als voor een papieren archief. Zo blijft het overzichtelijk werken.

Maak een overzicht

Voor een helder overzicht van welk document waar te vinden is, is het verstandig om een lijst te maken, bijvoorbeeld een simpel tekstdocument. Dit is handig als het werk tijdelijk overgenomen moet worden door iemand bijvoorbeeld of als je zelf moeite hebt overzicht te behouden.

Een nieuw archiveringssysteem is wennen, houd hier rekening mee. Maak van het archiveren van documenten daarom een gewoonte. Maak voor elk nieuw project/onderwerp een nieuwe map aan en organiseer direct de belangrijkste bestanden in die map. 

Jaarlijkse check van de archiefkast

Als je het archiveren bijhoudt en jaarlijks zeker twee tot drie keer eens goed de kast doorloopt, dan is het eigenlijk heel fijn om met een systeem te werken. Je zal zien dat het echt gaat helpen bij het bewaken van overzicht en om te voorkomen dat er zaken kwijt raken. Documenten die niet langer bewaard hoeven worden, kunnen uit de kast en maken zo weer ruimte voor nieuwe projecten.